Accordo sul trattamento dei dati

Oggetto e durata

Trattiamo i dati personali solo per fornire il servizio descritto nei termini, finché il tuo workspace esiste, e poi li eliminiamo come indicato più sotto.

Persone e dati coinvolti

• Visitatori dei tuoi siti: messaggi, allegati, nome e indirizzo email se li forniscono, i dati che il sito trasmette con identify(), lingua, browser (user agent), pagina corrente, posizione approssimativa (paese, città e sue coordinate) ricavata dall’indirizzo IP, che non viene conservato, e gli orari delle visite.
• Membri del tuo team: nome, indirizzo email, lingue, ruolo, disponibilità e i messaggi che scrivono.
• Sei tu a decidere che cosa chiedere ai visitatori. Non raccogliere categorie particolari di dati, come quelli sulla salute, se non ti servono e non hai una base giuridica.

Le tue istruzioni

Trattiamo i dati solo su tue istruzioni documentate: questi termini e le impostazioni del tuo workspace (periodo di conservazione, domini autorizzati, link all’informativa, team). La legge può imporre altro; in quel caso te lo diciamo prima, salvo che la legge lo vieti. Se riteniamo che un’istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati, te lo segnaliamo.

Riservatezza

Ai dati accedono solo le persone che gestiscono il servizio, vincolate alla riservatezza. Non leggono le tue conversazioni, salvo quando serve per un’assistenza che ci chiedi, per la sicurezza o perché lo impone la legge.

Misure di sicurezza

• Ogni connessione al pannello e al widget usa HTTPS.
• Le password sono conservate solo come hash; anche il codice del visitatore conservato dal widget è salvato solo come hash.
• Gli indirizzi IP dei visitatori non vengono conservati.
• I dati di ogni workspace sono accessibili solo ai suoi membri, secondo il loro ruolo. Gli allegati sono salvati fuori dalla cartella pubblica del sito, con nomi casuali, e arrivano solo al workspace e al visitatore della conversazione.
• Il contenuto delle notifiche push è cifrato per il dispositivo dell’operatore.
• Conversazioni, visitatori e allegati vengono eliminati automaticamente alla fine del periodo di conservazione che hai scelto.

Sub-responsabili

Ci autorizzi ad avvalerci di questi sub-responsabili, ciascuno vincolato a obblighi di protezione dei dati equivalenti a questi:

• DreamHost (Stati Uniti): hosting del servizio, del database e degli allegati, e invio delle email.
• I servizi push dei produttori di browser (per esempio Google, Mozilla, Apple o Microsoft): recapito delle notifiche cifrate al tuo team, solo per i membri che le attivano.

Modifiche ai sub-responsabili

Ti avvisiamo per email almeno 30 giorni prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Se ti opponi per motivi legati alla protezione dei dati, puoi smettere di usare il servizio prima della modifica e ottenere il rimborso della parte non usata di ogni periodo pagato.

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Quando i dati vengono trasferiti fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza, se il destinatario vi rientra, oppure sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

Aiuto con i tuoi obblighi

• Richieste degli interessati: nel pannello puoi vedere le conversazioni di un visitatore, bloccarlo ed eliminarlo con tutte le sue conversazioni e i suoi allegati. Se un visitatore scrive a noi, ti inoltriamo la richiesta. Quando ti serve altro, ti aiutiamo in tempi ragionevoli.
• Violazioni dei dati: ti informiamo senza ingiustificato ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione che riguarda il tuo workspace, con le informazioni che ti servono per notificarla all’autorità di controllo e, se necessario, alle persone coinvolte.
• Valutazioni d’impatto e consultazioni preventive: ti forniamo le informazioni sul servizio che ti servono.

Eliminazione alla fine

Quando un workspace viene eliminato, dalle sue impostazioni o alla fine del contratto, i suoi dati vengono rimossi subito dal database e i suoi allegati dallo spazio di archiviazione. Le eventuali copie conservate dal fornitore di hosting per il ripristino in caso di guasto scadono nel loro ciclo normale.

Verifiche

Su richiesta ti forniamo le informazioni necessarie a dimostrare che rispettiamo questi obblighi. Verifiche condotte da te o da un revisore da te incaricato, vincolato alla riservatezza, possono essere concordate con un preavviso ragionevole, a tue spese, al massimo una volta l’anno salvo che ci sia stata una violazione.

Le tue responsabilità

• Ti serve una base giuridica per trattare tramite Telloox i dati dei tuoi visitatori e del tuo team.
• Devi informare i visitatori sulla chat, per esempio con un link alla tua informativa sulla privacy nel widget.
• Scegli un periodo di conservazione adatto ai tuoi scopi.

Contatti

Per qualsiasi domanda su questo accordo o sul trattamento dei tuoi dati scrivi a [email protected].